如何格式化美国商业信

由Ali Hale.

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无论你做什么 - 无论你是一个在办公室工作中的学生，还是作为一个自由职业者工作 - 我可以保证在你的生活中，你需要坐下来写一封正式的商业信。

它可能是一个客户，与您想要的工作的雇主，或申请大学资助。也许它甚至可以到一个可能会采取未被发现的小说的文学代理人或出版商。当然，你希望这封信写得很好 - 但几乎同样重要的是知道如何正确格式化。本文是关于我们的商业信件格式（对于英国读者，别担心，我将为您写一个后续行动。）

呼叫美国商业信件的主要格式格式和修改块格式．

  • 完整块格式意味着字母的所有元素都是左对齐的，以便每行的开始处于左侧边距。这是更正式的风格，所以如果你不确定哪个来使用它。
  • 修改的块格式意味着该字母的某些元素将转移到右侧。如今，这种风格在大多数情况下都是合适的。

这是一个完整的块格式字母

和修改后的块格式：

让我们按照从上到下的顺序将其分解为主要元素:

你的地址

你的地址，也被称为“寄件人地址”，应该放在首位。(请注意，这适用于使用标准普通纸。如果你有信头纸，你应该省略这一点。)

金合欢大街123号
新的城市
在任何地方
一个98765

你的寄信人地址应该是:

  • 在左边，如果你使用的是完整块格式
  • 如果您使用的是修改过的块格式，在右侧（横跨标签，而不是右对齐）

为什么要写上你的地址?即使收件人在其地址簿中有您的详细信息，您也希望它尽可能为他们回复，您可能会收到更快的响应。

日期

在你的地址的正下方写上写信日期:

2008年5月15日

为了避免任何混淆，特别是如果您在国外写作，最好将日期放在Word而不是数字形式，而且您应该省略“TH”。

日期应定位在左侧，以满足全块格式和用于修改的块格式

为什么要写日期呢?它是标准的做法，包括包含信函的日期。通信通常以日期顺序提交。收件人使收件人更容易发送及时回复，并且在必要时更容易追逐答案。例如。“在我5月15日的信中......”

参考线

我没有把它包含在图表中，因为指导方针会根据它应该放置的位置而变化。你可能包括参考线，从“RE：”开始，这通常在与大公司对应时或申请工作时使用。参考线可以出现在日期，或在收件人的地址下面。

如果你用了参考行，你通常应该省略主题行(见下文)。

参考行对于完整和修改的块格式都应该左对齐。不同类型的信件需要不同类型的主题和参考线，所以选择一个最适合你的情况。

为什么要设置参考线?如果收件人已请求特定信息，例如作业编号或发票编号，则应使用参考行，或者您是否回复信件。这使得收件人更容易获得快速响应您。

收件人姓名及地址

在这封信下面，你应该写上收件人的姓名和地址，就像信封上写的那样。如果你使用的是窗口信封，它应该在页面上对齐以通过窗口显示出来——但即使它在信件打开之前是看不到的，它仍然应该包括在内。

收件人的姓名和地址应位于左侧，均为两种格式。

为什么要写他们的地址?如果你在给办公室里的人写信，打开邮件的可能不是他们。管理员可能会这样做——在这个阶段，信件可能会从信封中分离出来。特别是当一栋大楼里有多个部门，或者你以“亲爱的鲍勃”开头的时候，一个名字和地址能确保你的信到达正确的收件人。

打招呼

在他们的地址之后，你应该留出一行，然后写上“亲爱的琼斯先生”，“亲爱的鲍勃”或“亲爱的先生/女士”。在后面加上冒号。

问候语，有时称为“致敬”，应该始终左转。

为什么要写问候语?商业信件是一种正式的写作类型，它被认为有礼貌地从问候开始。虽然你可以逃脱开始电子邮件“HI”或“Hello”，但信件遵循更多的保守惯例。

这个话题

你可以选择在你的信中包含一个主题。这变得越来越普遍，也许是因为人们已经习惯了电子邮件的主题栏。如果你有主题，它应该是大写的，就在“亲爱的”的正下方的名字：“

主题(如果你包含一个)对于完整块格式应该左对齐，但是对于修改块格式可以左对齐或居中。

为什么把主题放在这里?包括一个主题是一个好主意，以便收件人可以一目了然地看到字母是指的。尝试是简洁的，但包括尽可能多的信息，例如。“来自Joe Bloggs的资助申请，候选人222-456”。

你的信的正文

现在，最后，你可以写你的信的主体了。你的文本应该有:

  • 行之间不空行地打
  • 每个新段落前面的空行(不是缩进)

（当然，您应该符合语法，标点符号和拼写的所有常用规则：例如，确保您将每个句子与大写字母一起启动，并完全停止完成。）

为什么要空行?在商界，段落之间空一行是标准的做法。这有助于分割页面上的文本，使其更具可读性。

结束

在正文之后，你的信应该以适当的结束短语和逗号结束。最保险的选择是“Yours faithfully”(当你不知道你写信的对象的名字时，例如，“Yours faithfully”)。当你用“亲爱的先生/女士”开头时)或“你最诚挚的”(当你知道他们的名字时)。如果你已经认识收信人，你可以使用一些短语，如“Best regards”，“with warmest regards”，“Kind regards”。

结束应该是：

  • 左对齐的全块格式
  • 在右边(制表符，以便它与您的地址匹配)修改块格式

为什么要用这些短语?虽然“你的真诚地”和“忠诚”可能听起来很古老，但它们是近期关闭正式信的历史方法。

您的姓名和签名

在“Yours sincerely”或“Yours faithfully”后面空几行，然后写上你的名字。你可以选择把你的工作头衔和公司名称写在这一行下面。

老百姓
营销总监,BizSolutions

您的姓名和签名应该是：

  • 左对齐的全块格式
  • 在右边(制表符，以便它与您的地址匹配)修改块格式

为什么要留空格?当你打印完信后，你可以在空白处签名。这就证明了这封信确实是出自写在信底的人之手。有时，另一个人可能会代表你在信上签名。如果是这种情况，他们应该把字母“p.p.”，在他们的名字(代表拉丁语)前面代理意思是“由代理商”。

商业信语调

在写商业信函时，您选择正确的语音和音调是非常重要的。使用正确的格式但选择不正确的语言类型可能会影响您所需的结果。这是家伙的thebalancecareers.com写了关于这个：

通过简单和有针对性的语言使你的求职信的目的清晰，保持开头段落简短。你可以这样开始，“我写的是关于……”，然后在那里，只交流你需要说的话。

接下来的段落应该包含能让读者充分理解你的写作目的的信息，但要避免使用弯弯曲曲的句子和不必要的长词。同样，要保持简洁以吸引他们的注意力。

享受写信，并使用上面的示例来帮助您使用格式，如果您确实陷入困境。

你的一步一步总结

正确格式化商业信件可能似乎有点令人生畏，特别是如果您之前从未或很少写过这类字母 - 也许是您首次申请作业，例如，并编写求职信。

下面简要回顾一下我们已经讲过的内容，你可以把它作为一个方便的清单:

步骤1:决定你是使用“完整块格式”还是“修改块格式”。

尽量不要在这些之间混合和匹配。请记住，完整的块格式（与所有左对齐）是两种样式更正式 - 但是这些天，修改块格式（带有一些元素向右移动到右侧）对大多数情况都很好。

步骤＃2：包括您的地址

完整块格式的地址应该在左边，修改块格式的地址应该在右边。不要右对齐文本标签。

第3步：包括日期

日期应该直接在你的地址后面，不管你使用的是什么格式，都应该左对齐。这样写:“2008年5月15日”。

步骤4:潜在地加入一条参考线

如果你和一家大公司通信，或者你被要求在信中附上具体的推荐号码，打上“Re:”，然后写上推荐号码。如果你用的是参考行，省略主题行。

第五步:写上收件人的姓名和地址

这应该是左对齐的，无论您使用的格式如何。重要的是在字母与信封分离（通常会在大型办公室）分离时，重要的是包含他们的全名以及地址。如果您使用的是窗口信封，请确保收件人的姓名和地址已定位以显示在窗口中。

步骤6：包括问候语

问候语，有时称呼称呼，应该是冒号。（例如，“亲爱的琼斯先生：”）它应该永远是左对齐的。

步骤7:考虑写上主题

标题行是可选的，但它已经成为越来越普遍的做法。你的主题行应该让收件人一眼就能看出你的信是关于什么的。在修改过的块格式中，它可以左对齐或居中。

步骤＃8：写信本身

求职信的正文应该是左对齐的(所有格式都是这样)，并且是单倍行距的。你应该在段落之间空一行，而不是缩进。用合适的商务语气写作。

步骤9:添加一个合适的结尾

关闭你的信，与“你真诚的”（安全正式的选择）或“最好的问候”（对你已经知道的人的好选择）。用逗号跟随这个。

步骤＃10：添加您的姓名

空出你的签名，然后在信的末尾打上你的名字。如果合适的话，你可以在你的名字下面写上你的职位和公司名称。

美国商业信件测验

为每个关于商业信件的问题选择正确的答案。

  • 1.哪种商务信函格式的所有内容都是左对齐的?

    修改过的块格式
    哪种格式信件的所有元素都是左对齐的?

  • 2.问候之后应该说什么?

    一个冒号
    半冒号

  • 3.你应该包括收信人的姓名和地址吗?

    是的
    没有

  • 4.在信函的正文部分，你应该如何标记一段的结尾和下一段的开头?

    有压痕
    用空线

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78份对“美国商业信函如何排版”的回应

  • 凯

    非常感谢另一个信息帖子。知道（或提醒）如何格式化商业信件，这总是很好 - 我期待着看到你的英国版本！

    您确定是否有正确的顺序有结束短语？或者在美国不同吗？在英国，当一个人不知道收件人的名字时，我认为使用“忠实”是更常见的，“你真诚地”。

  • 查理

    我期待着这个问题的英国版本。阅读特定格式项的原因是很有趣的。在学校里，我们不知道原因，只知道格式。

  • 黛博拉·H

    上个月我需要给一位贵宾写一封信。这也许是我写过的最重要的信之一。在我写完之前，我的桌子上放着这些书:

    《秘书标准手册》

    艾米丽·波斯特的《礼仪》1944年7月的战争版

    麦卡弗里、英尼斯和桑德的《礼仪，外交、官方和社会用法完整手册》

    Diana黑客的“口袋样式手册”

    如你所见，这封信让我心烦意乱。但等我写完了，我就满意了，而且收到了一封鼓舞人心的回信。

  • 迈克尔·r·盖尔

    几个月来，我一直在阅读你的日常写作技巧，我发现它们很有用。不过，我必须反对你们今天关于商业信函的专栏。无论你是使用完整块还是修改块，主题都应该在封内地址之后和称呼之前对齐。它看起来是这样的:

    日期

    内部地址
    内部地址
    内部地址

    回复:信的主题

    亲爱的琼斯先生:

    在我30多年的商务信函写作和接收中，直到今天，我还从未在称呼之后看到过这个主题。

    再次感谢你的建议。我希望你能重新考虑你的立场(没有双关语的意思)在主题的位置。

    最好的问候,
    迈克尔·r·盖尔

  • sheilagh罗梅罗

    “结束语”用了什么特定的词吗?例子:“亲爱的先生”是称呼，“真诚”是什么意思，还是仅仅是“结束语”?

    谢谢!

  • 阿里

    嗨Sheilagh,

    我只看过它叫做“结束”，有时候“免费关闭”......但如果其他人为这段有不同的名字，请告诉我们！

  • 阿里

    迈克尔，经过几条响应与你的线相同的响应后，我已经修改了上面的帖子来包括参考线，并在可能需要一个时解释。谢谢你询问这个！

  • 安Massina

    请帮忙，请问这(以下)是正确的还是错误的

    你的真诚
    TPW咨询
    /:

    Principal:«partnrName»e:«PtnerEmailAddress»
    联系：«员工姓名»E：«员工豁免»

  • 阿里

    嗨,安,

    我不太确定你在这里用了" Per: "这意味着什么?如果你是代表某人在信上签名，用“p.p”。

    我也会在“你真诚地”之后逗号。

    其余的看起来很好！

  • 香奈儿丹尼斯

    如何写一封关于NVC失败的信来接收到他们的前一封信。我被告知要再次完成同一性质的另一个文件。我要写这封信。

  • raj senthil.

    在这个网站上花费超过几个小时后，我真的觉得“我很长一段时间错过了”。精彩的努力。

  • 瑞安

    精彩的网站。在网页上看到它(点击在线)。如果你能添加100封商业信件作为参考或作为例子，那就太好了。
    谢谢你。

  • 颂歌

    我对以下正确的格式混淆：

    商业信函的主题和参考行应该在称呼之前吗?我工作的公司要求在称呼之前写上“主题”，并且很多时候在同一封信中都要写“推荐信”。这两行应该如何格式化?我不认为这是正确的，但想知道正确的格式。

    有样品可以参考吗?

  • 房子

    非常感谢

  • 莉莲

    我想感谢良好的培训，但我有很多问题，尤其是在我的工作中，因为我是秘书。

    如果你能在这个问题上提供帮助，我将不胜感激

    问候,

    莉莉

  • 费边Yoon

    我得找个机会把我们的机器卖给美国承包商。所以我写了一封循环邮件，向顾客透露我的想法。
    但我不知道如何将这一点描述为句子
    我们生产如此好的机器，如混凝土抛光机，混凝土研磨机和scarifiers以及操作所需的真空吸尘器。
    我们已经在国内市场生产了12年，并在韩国客户中获得了良好的声誉。
    帮我！！

  • 佩大·克罗宁

    敬启者：

    我有一个问题：一个人何时使用右对齐来对待商业信的文本？或者没有被认为适合使用右对齐？
    谢谢您的答复。
    真诚地,
    佩大·克罗宁

  • 杆

    莉莉你绝望

  • Stalin.D.J

    我想要更多商业样本的商业目的，所以请尽快发送此档位和样品。
    感谢你。

  • 鲍伯·琼斯

    伙计们，我要向警察报告你偷了我的名字!

  • 迈克尔。杰克逊

    请您寄给我更多关于商业信函的信息，因为我需要写一封商业信函到我的电子邮箱。谢谢

  • 杆

    迈克尔?可能你发送…!，给你的电子邮箱写封信?你没死吗?

  • 朱利安娜

    如果信函有附件，你如何表明？

  • 艾哈迈德贝尔

    我想从你那里知道官方信和内部官方信的格式。

  • 贝丝

    讲得好! !我刚刚发现，我一直把日期写错了地方(除非我一直在给英国的某人写信，但我从来没去过)。感谢你提供的便捷指南。

  • Paul F. D'Eramo

    附上简历时在左下方一栏注明是否合适

    内附:简历

  • 克里斯蒂

    我有个问题，如果有人想帮忙的话。我正在给我的老板写一封信，他要求在信上签名两行，一行给他自己，一行给他的老板。你怎么能在一封信里包括两个人?

  • 芭比娃娃

    当有一个以上的签名时，他们会在哪个顺序到达？最高排名第一？或最低排名第一？

  • 南希C.

    如何在同一家公司发送到2个人时格式化收件人的名称？

    弗雷德先生打火石
    执行董事

    巴尼先生废墟
    岩石事务院长

    迪诺大学
    1小屋大道。
    基石,TX 00001

    ?????????

  • 雷亚

    我想学会用英语和别人通信

  • 雷亚

    学到的东西

  • Ali2

    签署老板怎么样？

    真诚地,

    我的老板/我

    这样还合适吗?p.p.是从哪里来的?你能在结案表格里显示一下吗?

  • 辛西娅·阿什利

    您关于格式化美国商业信的文章可以帮助我写一封职位，但我需要更多信息供参考，BTW你的文章非常帮助我进一步一步

    看待

  • jesstony

    感谢所有我知道的，因为你的良好的写作，我想要的，你给我所有形式的商业信件的例子，请…?我可以吗?

  • RB

    我正在编写提交给董事会代表客户审查的提案。什么是正确的商业写作etiqutte？我应该代表“客户”提交这项情况吗？

  • vishakha

    我想要一份美国格式的样品报价

  • PROFK.

    标准美国商业通信不会使用“忠实地”作为免费关闭;首选关闭是“真诚的”或“真诚的”。此外，如果尚未知道信函的人的名称是不知道的，请不要使用“亲爱的先生或女士”。相反，向职位致函函件：“亲爱的客户服务经理”或“亲爱的购买总监”。

  • 神田

    你好呀，
    一封正式的信函可以用“前后”开头吗?

  • EnglishTeacher

    我同意ProfK在美国关于信件结尾的附言。我们美国人从来不用“Yours faithfully”。这是严格意义上的英国习惯用法。我们会写‘Sincerely’或‘Sincerely yours，’。

    的确，“亲爱的先生或女士”这种称呼在美国不常见，但也许美国人应该采用它。我觉得这个英式说法非常礼貌，方便，恰当。这就是我的美国同事和我在德国教学生的东西。

  • aun

    我想说的是，这种格式的商业信函不容易理解，请提到容易的商业信函

  • jk.

    我认为“女士们先生们”比“亲爱的先生或夫人”更优雅(更有骑士风度)。同样地，在适当的时候，用更文雅的“Cordially”来代替相当乏味的“Sincerely”。

  • 特里

    我喜欢这个网站。将经常使用它。我在这里寻找“####但到目前为止已经不成功的含义。
    有人知道这是什么意思吗?

    谢谢，
    特里

  • Annie J Solomon.

    我想知道你是否有一个样本信或模板，以帮助如何写一封专业的信。我想知道我应该输入的确切的空格数，以及我是否需要在每个句号后两倍空格。

    谢谢
    安妮

  • Behram

    我找到了两种商业信函格式，但我研究了五种，还剩下什么?

    尽快告诉我。

    致以最亲切的问候。

  • 亚历山大

    如果你在找工作，这封信必须是写给经理或人力资源和行政部门吗?如。

    :总经理,
    thro：人力资源和行政，
    邮政信箱xxx,
    埃尔多雷特

  • 阿比盖尔

    “terry”和“jk” -

    @Terry，如果你在新闻稿或原始新闻文章中看到####，它表明有所谓的“样板”语言。样板基本上是广告的新闻文章,描述了一个小小的文章的主题联系在一起(例如:公司发布问题宣布一项新的合作伙伴可能会结束,“Acme供应,LLP是最大的分销商在东南地区的小部件。合伙人先生将在亚特兰大办公室工作。”这样做的目的是，如果出版物必须在文章末尾删去最后几段以填补一小块空间，他们可以在文章末尾加上样板文件，这样文章仍然可以顺利收尾。注:这也是为什么新闻写作总是以重要的事实开头，而以不那么重要的事实结尾。

    @“jk”——当你写给一个读者的时候(我发现在正式的信件中通常是这样的)，你会怎么用“女士们和先生们”?“女士和先生”?“亲爱的先生或女士”在美国当然是一个被广泛接受的称呼

  • 克里斯

    我需要怎么写一封信，说明我们是一个软件网站开发人员寻找服务，给他们，并成为一个商业伙伴。

  • Stefamoe

    我想看一个样本如何使用pp:当签署某人的名字，请

  • 斯托克斯

    我正在给一位在教育界的朋友兼同事写推荐信。她是一名特殊教育教师，我为她的孩子提供课程。我从事神职工作，多年来拥有/经营了多达三家公司。如果在我的名字下有头衔和公司，我该如何结束这封信?

    真诚地,

    Stokes ______
    创始人/总裁
    公司A，公司B，公司C

    请帮助!

  • 马克瑞安

    两个问题:
    1.在商业信函中，是否可以将收信人的姓名缩进以与信封窗口对齐?这看起来很奇怪，好像是弄错了。
    2.你如何给一封有多个收件人的信写地址?那是每个人得到的和原创的;不是抄送的情况。
    我想在日期下面写上每个人的名字和地址，但是你怎么看呢?亲爱的??????
    马克

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